Change Management Beratung: Workplace-Projekte umsetzen

Change Management Beratung

Change Management Beratung: Fachartikel

Wie durch die Berücksichtigung und Weiterentwicklung der Organisationskultur die Umsetzung innovativer Bürokonzepte erfolgreich gelingt.

 

Flexible Arbeitswelten liegen im Trend und werden damit ein wichtiges Feld in der Change Management Beratung. Immer mehr Unternehmen steigen von klassischen Einzel- bzw. Grossraumbüros auf flexible Office-Konzepte um. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht erscheint dies äußerst sinnvoll, lassen sich so Flächen bei gleichzeitig deutlicher Erhöhung des Büroausstattungsstandards reduzieren. Ein weiteres Argument für flexible Bürostrukturen, ist die damit verbundene Schaffung von kommunikations- und innovationsfördernden Arbeitumgebungen.

Die zukunftsweisenden Trends in der Office-Gestaltung gehen weiter in Richtung Mobilität, Flexibilität und die Schaffung von Kommunikationsräumen. Für die gelingende Umsetzung von neuen Büro- und Zusammenarbeitskonzepten in Unternehmen ist es entscheidend, inwieweit der Reifegrad der Unternehmens- und Kooperationskultur dem angestrebten, äußerlichen Zielbild bereits entspricht. Zu prüfen gilt es, ob die dafür erforderlichen Werte, Normen und Handlungsroutinen bereits integraler Bestandteil der Organisationskultur sind. Nur so können Unternehmen von den Vorteilen moderner Bürogestaltungsformen und ihren Nutzen-bringenden Effekten voll profitieren.

 

Eine moderne Office-Gestaltung, die den Menschen und die Funktionalität für das Unternehmen integriert, strebt eine möglichst breit angelegte Personen-Umwelt-Passung an.

 

Die Anforderungen der Organisation, die Vorstellungen der Mitarbeitenden, und die (gebauten) Umweltmerkmale sollten hierzu weitestgehend übereinstimmen.

Diese „Passung“ wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden aus und ist die Basis für eine optimale Leistungsfähigkeit der Gesamtorganisation. Eine nachhaltige Change Management Beratung berücksichtigt dies im Beratungsprozess.

Die ökonomischen Vorteile neuer Office-Konzepte liegen auf der Hand – doch wie sieht es mit der „Passung“ zur Organisationskultur und somit mit der tatsächlichen Umsetzung aus?

Das Engagement und das Wissen der Mitarbeitenden sind die wertvollste Ressource in Unternehmen. Fließende Grenzen zwischen Arbeit und Entspannung helfen, die Motivation und die Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden zu erhöhen. Eine zukunftsgerichtete Personalentwicklungsstrategie integriert Aspekte der Work-Life Balance in den Unternehmensalltag, ohne die Nutzung ökonomischer Optimierungspotenziale aus dem Blick zu verlieren.

 

Innovative und veränderungsbereite Organisationskulturen benötigen entsprechende „Entwicklungs“-Räume

 

Neue Informations- und Kommunikationstechnologien und der zunehmend härtere Wettbewerb auf den internationalen Märkten, bedürfen dezentralerer und agiler Strukturen in den Unternehmen. Organisationen finden sich in einem permanenten Wandlungsprozess von zunehmender Geschwindigkeit wieder.

Flexibel gestaltete Office-Konzepte ermöglichen solche agilen Strukturen und Prozesse, in denen die spontane, nicht gesteuerte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden unterstützt, ja sogar räumlich initiiert wird.

Der Grad an Flexibilität betrieblicher Systeme und Regelungen bestimmt, inwieweit individuelle Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt und gleichzeitig unterschiedliche Kundenwünsche und Anforderungen des Marktes anpassungsfähig umgesetzt werden können. Flexibilität wird somit zu einer Leitlinie, an der es die organisationalen und personalpolitischen Instrumente auszurichten gilt.

 

Eine strukturierte und systematische Begleitung der Wandlungsprozesse mit professionellen Methoden eines ganzheitlichen Change-Ansatzes fördert den Fortschritt

 

Mit der Einbeziehung zukünftiger Nutzer bei der Planung von Bürogebäuden sowie deren räumlichen Ausgestaltung kann die spätere Aneignung der Arbeitsumgebung durch die Mitarbeitenden positiv beeinflusst und die Identifikation mit dieser erhöht werden. Die Change Management Beratung sollte daher bereits in dieser frühen Phase einsetzen. Durch eine schnellere Eingewöhnung der Mitarbeitenden in die neue räumliche Umgebung und die Entwicklung neuer Kommunikations- und Interaktionsprozesse lassen sich die Übergangs- und Anpassungskosten in den Unternehmen deutlich reduzieren. Damit wird der Einsatz eines professionellen Change Managements zu einer Frage der Wirtschaftlichkeit in Unternehmen.

Um den Identifikations- und Adaptionsprozess der Mitarbeitenden zu unterstützen, ist es jedoch wichtig, dass die Arbeitsumgebung einen Aufforderungscharakter zur Gestaltung und zur aktiven Veränderung beinhaltet. Mittels beteiligungsorientierter und vertrauensbildender Maßnahmen lassen sich die von den Veränderungen betroffenen Mitarbeitenden für die anstehenden Veränderungen öffnen. Damit wird der Wandel durch neue Bürokonzepte und Zusammenarbeitsformen nicht zum Problem, welches Widerstand auslöst, sondern zur Herausforderung, welche sich mit etwas Aufwand meistern lässt.

Zur Realisierung von Workplace- und flexiblen Officekonzepten bedarf es sowohl einer strategischen und ganzheitlichen Planung (technisches und architektonisches Konzept), als auch eines ganzheitlichen Change Management Programms. Dazu zählt auch, dass eine klare und eindeutige Formulierung der Unternehmensziele und Regeln des Zusammenarbeitens die Voraussetzung darstellen, um optimale Arbeitsbedingungen zu entwickeln. Die Konsequenz bei der Umsetzung dieser Ziele, aber auch die intensive Begleitung der Führungskräfte und Mitarbeitenden wird letztlich darüber entscheiden, ob „nur“ eine traditionelle Büroform in neuen Räumlichkeiten geschaffen wurde oder tatsächlich ein Veränderungsprozess mit hohem Kommunikations- und Innovationscharakter initiiert werden konnte.

 

In der Change Management Beratung verfolgen wir einen ganzheitlichen Ansatz, der die drei folgenden Ebenen innerhalb eines Unternehmens berücksichtigt:

 

Organisationsebene (Optimierung der internen und externen Prozesse, Förderung einer für den Wandel offenen Unternehmenskultur, Berücksichtigung der Werte, Normen und Symbole)

Team- und Gruppenebene (systematische Messung und Steigerung des Teamerfolgs, Berücksichtigung von Sach- und Beziehungsebene)

Ebene des einzelnen Individuums (Steigerung der handlungsorientierten Kompetenzen von Führungskräften und Mitarbeitern)

Durch ein gezieltes, auf die Gesamtorganisation abgestimmtes Change Management Programm wird der Wechsel hin zu flexibel gestalteten Bürokonzepten und Strukturen erleichtert. Dabei gilt es, einen systematischen Prozess unter Beteiligung aller relevanten Akteure zu gestalten und die Veränderungsmaßnahmen professionell zu begleiten.

 

Die wesentlichen Erfolgsfaktoren dafür sind:

 

Eine passende Kommunikationsarchitektur

Jeder Veränderungsprozess braucht eine, auf die Unternehmenskultur und die spezifischen Zielgruppen im Unternehmen hin entworfene, passgenaue Kommunikationsarchitektur. Diese beschreibt für die gesamte Projektlaufzeit, wer wann wie und worüber von wem informiert wird. Aufeinander abgestimmte Kommunikationsmaßnahmen wie Mitarbeiterversammlungen, Intranet-Informationen, Workshops und die Verstetigung des Projekts in Routinesitzungen sichern hier den Erfolg. Im weiteren geben Tätigkeitsanalysen von Einzelnen und Teams einen Überblick welche Tätigkeiten in welchem Reifegrad, welcher Tiefe und zeitlichem Rahmen ausgeführt werden. Dies fließt ebenso in die Planung ein.

 

Einbezug der relevanten Akteure

Eine klare Positionierung der entscheidenden Gremien und das frühzeitige Einbinden der Führungskräfte sind für den Erfolg unabdingbar, um Widerstände aufzulösen und die Mitarbeitenden für die Veränderung zu gewinnen.

 

Ganzheitliche Veränderungsarchitektur im Projektmanagement

Erfolgreiche Workplace-Projekte bauen auf vorhandene Strukturen und Rahmenbedingungen auf. Ein funktionierendes Projektmanagement bezieht dabei sowohl die externen Experten (Planer, Architekten, Facility-Manager, Organisationsentwickler) als auch die internen Akteure ein und sichert durch ein abgestimmtes und ineinandergreifendes Umsetzungskonzept den Projekterfolg.

 

Konstruktiver Umgang mit Widerstand

Eine neue Bürowelt verändert den Alltag eines jedes Mitarbeitenden und stellt bisher Vertrautes und Bewährtes oftmals in Frage. Dies schafft Verunsicherung und häufig sogar Widerstand bei den Betroffenen.  Für ein wirksames Gelingen gilt es im Veränderungsprozess, deren Perspektive sowie möglicherweise mitschwingende Ängste und Sorgen wahr- und ernst zu nehmen, in der Widerstand und Bedenken Raum zu Entfaltung erhalten und wohlwollend aufgenommen werden. Nur so können die Menschen den notwendigen Paradigmenwechsel von „mein Arbeitsplatz“ zu „unsere Bürofläche“ schaffen und Widerstand dynamisch aufgefangen werden.

 

Beteiligung als Motor im Veränderungsprozess

Es muss eindeutig und transparent sein, was vorgegeben ist und was die Beschäftigten entscheiden können. Sie müssen sich durch eine intensive Auseinandersetzung mit den entwickelten Office-Lösungen auf ein gemeinsames Regelwerk für den Arbeitsalltag in der neuen Bürowelt verständigen (Beispiel: Clean-desk-Prinzip). Meinungsbildende, partizipative Prozessmethoden und Interventionsinstrumente wirken hier unterstützend und fördern die Offenheit für das Veränderungsvorhaben bei den Mitarbeitenden.

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Wir sind eine Change Management Beratung und systemische Nachfolgeberatung mit Sitz in Deutschland und der Schweiz. Wir arbeiten auf Basis eines systemischen und entwicklungsorientierten Beratungsansatzes, der Experten- und Prozessberatung miteinander verbindet. Wir arbeiten für Familienunternehmen, gemeinnützige, soziale bzw. karitative Institutionen und Non-Profit-Organisationen.

Kurzprofil

  • 17 Jahre Beratungserfahrung
  • Systemische Organisationsberatung
  • Schwerpunkte: Change Management und Nachfolgeberatung
  • Erfahrung im Aufbau u. der Leitung von Unternehmen
  • Erfahrung aus der Arbeit in Non-Profit Organisationen
  • Erfahrung aus Leitungsfunktionen in der Verwaltung